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Informativa utenti del servizio di refezione scolastica - Comune di Milano

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE n. 679/2016

Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (Regolamento generale sulla protezione
dei dati c.d. “GDPR”), si forniscono le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è il Comune di Milano con sede in Piazza della Scala, 2 - 20121 Milano –
DIREZIONE EDUCAZIONE - Area Food Policy sita in Via Sile 8 – 20139 Milano
e-mail ED.foodpolicy@comune.milano.it – PEC foodpolicy@postacert.comune.milano.it

Data Protection Officer (DPO)

Il Comune di Milano ha nominato un proprio Responsabile per la protezione dei dati personali che
può essere contattato all’indirizzo e-mail: dpo@comune.milano.it

Finalità del trattamento

Il trattamento è finalizzato alla gestione del servizio di ristorazione scolastica diretto:

• Alle scuole comunali (Asili Nido, Sezioni Primavera e Scuole Infanzia) ai centri estivi e alle case vacanza extraurbane del Comune (per i servizi Scuola Natura e Estate Vacanze);
• Alle scuole statali (Infanzia, Primarie e Secondarie di primo grado);
• Per lo svolgimento delle seguenti categorie di attività:

Per le scuole dell’Infanzia (comunali e statali), scuole Primarie e scuole Secondarie di primo
grado

• Iscrizioni al servizio di refezione scolastica;
• Controllo delle eventuali attestazioni ISEE ai fini dell’attribuzione delle quote agevolate;
• Attribuzione/riscossione delle quote di contribuzione;
• Accertamento dell’avvenuto pagamento;
• Recupero dei mancati pagamenti (insolvenze);
• Gestione delle richieste di diete speciali;
• Gestione sistema delle commissioni mensa ex regolamento comunale in relazione ai genitori, tutori, educatori, docenti facenti parte delle commissioni mensa e della rappresentanza cittadina delle commissioni mensa e ai referenti di Municipio;
• Revisioni quote di contribuzione;
• Concessione maggiore rateazione per il pagamento delle quote di contribuzione, oltre lerate ordinarie;
• Rimborsi parziali/totali di quote versate;
• Indagine sulla qualità del servizio di ristorazione.

Per i nidi d’infanzia, sezioni primavera e centri estivi

• Gestione delle richieste di diete;
• Gestione sistema commissioni mensa ex regolamento comunale in relazione ai genitori, tutori, educatori, docenti facenti parte delle commissioni mensa e rappresentanza cittadina e ai referenti di Municipio;
• Indagine sulla qualità del servizio di ristorazione.

Per le Case Vacanza (per i servizi Scuola Natura e Estate Vacanze)

•  Gestione delle richieste di diete speciali;
• Indagine sulla qualità del servizio di ristorazione.

I dati raccolti potranno essere utilizzati, in forma anonima anche per altre finalità compatibili con
quella iniziale ed in particolare per l’individuazione dei criteri per l’attribuzione delle quote
contributive dei servizi educativi sulla base ISEE e per elaborazioni statistiche, con tecniche che
garantiscano la tutela della riservatezza.

Base giuridica

I dati personali sono trattati nel rispetto delle condizioni previste dal Regolamento UE 2016/679
ed in particolare:

•  Dall’art. 6 – 1 lett. c) ed e) del Regolamento UE 2016/679 e art. 2 ter del D.lgs. 196/2003“Codice in materia di protezione dei dati personali”, per i dati personali comuni;
• Dall’art. 9 lett. g) e j) del Regolamento UE 2016/679 e art. 2 sexies del D.lgs. 196/2003“Codice in materia di protezione dei dati personali”, per i dati appartenenti a categorie.

Si indicano di seguito le norme di legge e regolamenti sia nazionali, regionali e comunali in
materia, e in particolare con riguardo al trattamento dei dati finalizzato alla gestione del servizio
di ristorazione scolastica:

• Decreto Ministero dell’Interno 31/12/1983, in attuazione del D.L. n. 55/1983, convertito con modificazioni dalla L. n. 131/1983, il quale reca l’elenco dei cosiddetti servizi a domanda individuale, tra i quali rientra appunto il servizio enumerato al “10) mense,comprese quelle ad uso scolastico”;
• Legge Regionale 6 agosto 2007 19;
• Decreto legislativo 13 aprile 2017, 63;
• Regolamento Comunale dei dati sensibili e giudiziari di cui alla deliberazione di Giunta Comunale n. 49 del 18/10/2012;
• Regolamento Comunale delle Commissioni Mensa e della Rappresentanza Cittadina delle Commissioni Mensa di cui alla Deliberazione Consiglio Comunale n.6 del 12/03/2014;
• Dall’art 6 – par 1 lett. e) del Regolamento UE 2016/679 e art. 2 ter D. Lgs. 196/2003 per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento, in materi di
  protezione dei dati personali per i dati personali comuni.

Si indicano di seguito le norme di legge e regolamenti sia nazionali, regionali e comunali in
materia, e in particolare con riguardo al trattamento dei dati finalizzato alla Indagine sulla qualità
del servizio di ristorazione scolastica:

• Direttiva del Presidente del Consiglio dei ministri del 27/01/1994 “principi sull’erogazione dei servizi pubblici” e Direttiva del Ministro della Funzione Pubblica del 24/03/2004 “sulla rilevazione della qualità percepita dai cittadini”;
• Lgs. 267/2000, “Testo unico sull’ordinamento degli enti locali”, art. 147, Tipologia dei controlli interni, lettera e);
• Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 “Attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di eGicienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, art. 19 bis e art.28; Regolamento sul sistema dei controlli interni del Comune di Milano (Deliberazione del Consiglio comunale n. 7/2013 art.16).

Tipologie di dati trattati

a.) Per tutte le attività precedentemente indicate nel paragrafo “Finalità” (ad eccezione
dell’indagine sulla qualità del servizio di ristorazione) di cui alla lettera b) si prevede la raccolta
dei seguenti dati personali:

Dati personali

• Codice fiscale;
• Contatti e-mail;
• Indirizzo di posta elettronica certificata limitatamente ai casi in cui l’interessato abbia fornito il proprio indirizzo pec o quest’ultimo sia stato estratto dalla banca dati AGID;
• Contatti telefonici;
• Dati anagrafici;
• Recapito/Indirizzo;
• Dati fiscali;
• Residenza;
• Dati patrimoniali;
• Beni e/o Proprietà;
• Dati reddituali;
• Situazione socio-economica;
• Condizione.

Categorie particolari di dati personali

• Convinzioni religiose e etico filosofiche;
• Dati relativi alla salute.

Dati bancari

• IBAN

b.) Per quanto riguarda l’indagine sulla qualità del servizio di ristorazione scolastica, i dati trattati
sono esclusivamente dati personali ovvero:

Dati personali

• Contatti e-mail e posta elettronica certificata;
• Contatti telefonici;
• Codice fiscale;
• Dati anagrafici.

Fonte da cui originano i dati trattati

I dati personali oggetto dell’attività di trattamento sono comunicati direttamente dall’interessato
anche tramite SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e CIE (Carta d’Identità Elettronica) o
ottenuti da soggetti terzi quali INPS (attestazioni ISEE), istituti scolastici statali e Banca dati Suse
(Sistema Unico Servizi Educativi) e banca dati AGID limitatamente agli indirizzi di posta elettronica
certificata (pec mail).

Modalità del trattamento

Il trattamento si svolge nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali ed è improntato ai
principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza. Viene eGettuato anche
con l’ausilio di strumenti elettronici coerentemente con le operazioni indicate nell’art. 4, punto 2,
del Regolamento UE 2016/679.

La gestione del servizio di ristorazione comporta il trattamento di dati comuni e, nell’ambito di
specifiche attività, di particolari dati (anche relativi alla salute e a convinzioni religiose e
filosofiche) inerenti i fruitori del servizio, dei minori e/o dei Tutori/genitori nonché dei
familiari/conviventi che abitano o convivono nel medesimo nucleo dell’interessato, anche con
modalità informatizzate.

Tali dati sono trattati nell’ambito delle attività istruttorie ivi compresa l’attestazione ISEE acquisita
dal Comune, su autorizzazione degli interessati, anche per verificare la veridicità delle
autodichiarazioni rese e per valutare le condizioni economiche di accesso alla quota di
contribuzione scolastica agevolata. Pertanto, la presente informativa, in base all’art. 14 del GDPR,
è rilasciata anche per il trattamento dei dati relativi ai familiari/conviventi. È compito
dell’interessato che riceve la presente informativa comunicare i contenuti della stessa ai suddetti
soggetti terzi.

Per le finalità di cui alla lettera b), i dati personali sono trattati esclusivamente per l’invio dei
questionari di valutazione riguardanti l’indagine sulla qualità del servizio di ristorazione.

Le risposte fornite dall’utenza non sono associate all’indirizzo e-mail dell’utente e sono elaborate
in forma aggregata. L’utente può esercitare il suo diritto di opposizione al trattamento annullando
l’iscrizione alla ricezione di ulteriori questionari direttamente dalla e-mail ricevuta. In questo caso
l’indirizzo e-mail sarà archiviato in modo sicuro e non raggiungibile e utilizzato esclusivamente per
garantire il rispetto delle preferenze espresse ed evitare l’invio di successive comunicazioni.

Natura del trattamento

Il conferimento dei dati è obbligatorio e il rifiuto a fornire gli stessi preclude la possibilità di
usufruire del servizio di ristorazione.

Per le finalità di cui alla lettera b), il trattamento dei dati personali e la compilazione dei
questionari di valutazione sulla qualità del servizio di ristorazione, questi ultimi trattati su base
aggregata, avviene sul presupposto del legittimo interesse del titolare a valutare la qualità del
servizio in concreto reso. La compilazione del questionario è su base volontaria e il rifiuto da parte
dell’utente a partecipare all’indagine non pregiudica in alcun modo la fruizione del servizio di
refezione scolastica.

Diffusione dei dati

Salvo i casi previsti da disposizioni di legge o regolamento in materia, i dati personali non sono
oggetto di diffusione.

Comunicazione e categorie di destinatari dei dati

I trattamenti sono effettuati presso gli uffici del Comune di Milano in particolare presso l’Area Food
Policy a cura delle persone autorizzate, e impegnate alla riservatezza e preposte alle relative
attività in relazione alle finalità perseguite.

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679, il trattamento dei dati viene effettuato anche
dal personale di soggetti appositamente designati dal Comune di Milano che assumono la
funzione di Responsabile del trattamento ex art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679, quali:

• SOCIETÀ MILANO RISTORAZIONE P.A. con sede Legale in via Quaranta, 41 - 20139 Milano, per la gestione del servizio di ristorazione;
• SOCIETÀ NTT DATA ITALIA P.A. con sede legale in via Calindri 4, 20143 Milano, per la gestione e la manutenzione dei servizi informatici;
• SOCIETÀ ACCENTURE P.A. con sede legale in via privata Nino Bonnet 10, 20154 Milano, per la gestione e la manutenzione dei servizi informatici;
• SOCIETÀ INTELLERA CONSULTING S.P.A. con sede in via Gaetano de Castillia, 23, 20124 Milano, per il supporto ai servizi informatici e gestione dei sondaggi sulla qualità.

I dati potranno essere comunicati anche a fornitori delle Società, appositamente designati da
quest’ultime, come sub-responsabili del trattamento ai sensi del citato art. 28 GDPR previa
autorizzazione scritta del Comune di Milano (i nominativi dei sub fornitori sono disponibili previa
richiesta alle Società designate).

Il Responsabile della Protezione dei Dati della Società Milano Ristorazione S.p.A. può essere
contattato al seguente indirizzo e-mail: dpo@milanoristorazione.it

Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono
stati raccolti e comunque per il tempo previsto per la tenuta della documentazione
amministrativa, pari a 10 anni dalla cessazione del rapporto con Milano Ristorazione.

Con riferimento al recupero dei mancati pagamenti (insolvenze ristorazione scolastica)
relativamente all’utenza delle scuole dell’Infanzia, Primarie e Secondarie di 1° grado, i dati
saranno conservati per un periodo maggiore rispetto alla durata del ciclo educativo/scolastico e
comunque per il tempo necessario previsto dalle norme in materia di riscossione coattiva e di
prescrizione.

Trasferimento dati verso Paesi terzi

I dati trattati per le predette finalità non sono trasferiti a Paesi terzi all’esterno dell’Unione Europea
o dello Spazio Economico Europeo (SEE) o ad organizzazioni internazionali. Ove ciò dovesse
rendersi necessario, tale trasferimento avverrà esclusivamente nei confronti di Paesi terzi a favore
dei quali la Commissione Europea ha previamente emanato una decisione di adeguatezza, ai
sensi dell’articolo 45 GDPR, o, in mancanza, in presenza di una delle garanzie di cui al Capo V del
GDPR, quali le clausole contrattuali standard ai sensi dell’articolo 46 GDPR.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR ed in
particolare il diritto di accedere ai propri dati personali, di chiederne la rettifica o la limitazione, la
portabilità, l’aggiornamento se incompleti o erronei e la cancellazione se sussistono i
presupposti, nonché di opporsi all’elaborazione rivolgendo la richiesta a:

• Comune di Milano in qualità di Titolare Via Sile 8 – 20139 Milano - Area Food Policy al seguente indirizzo e-mail: foodpolicy@comune.milano.it
• Responsabile per la protezione dei dati personali del Comune di Milano raggiungibile al seguente indirizzo e-mail: dpo@comune.milano.it

Diritti di reclamo

Si informa infine che gli interessati, qualora ritengano che il trattamento dei dati personali a loro
riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (art. 77) hanno il
diritto di proporre reclamo al Garante, (www.garanteprivacy.it) o di adire le opportune sedi
giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Modifiche

Il Titolare si riserva il diritto di apportare alla presente Informativa, a propria esclusiva discrezione
ed in qualunque momento, tutte le modifiche ritenute opportune o rese obbligatorie dalle norme
di volta in volta vigenti, dandone adeguata pubblicità agli interessati.

Milano, aggiornamento al 21/05/2025